המדריך להפקת ימי כיף וגיבוש עבור מנהלי משאבי אנוש

המטרות המרכזיות של ימי גיבוש ואיך מתכננים אותם נכון

ניתן לחלק את היעדים העיקריים של יום גיבוש לשני מישורים: המישור החברתי והמישור המקצועי:

1. המישור הבינאישי והחברתי: במשרד אין הרבה "מקום" להיכרות מעמיקה בדרך כלל, וגם אם בפועל יש זמן פנוי, ה"כובעים המקצועיים" לרוב ישמרו על ההיכרות בין העובדים כשטחית, ולא יאפשרו לה להעמיק. יום הגיבוש מאפשר לעובדים לפגוש זה את זה בסביבה נייטרלית ומשוחררת, ויוצר את התנאים המיטביים לתקשורת ישירה ונטולת חששות.
2. המישור המקצועי: ימי גיבוש נועדו, בין היתר, גם לצורך שיפור הביצועים ושכלול יכולת העבודה המשותפת. צוות מגובש, שמכיר היטב את החולשות והחוזקות של כל אחד מחבריו, יודע לחלק משימות בצורה נבונה יותר, ולפתור מחלוקות במהירות.

פעילויות גיבוש שמשלבות אתגרים קבוצתיים, משקפות לצוות את דפוסי העבודה והתקשורת שלו בתוך מקום העבודה, ומאפשרות למשתתפים לתרגל את שיתוף הפעולה ביניהם, בסביבה שאינה מאיימת, ובה כולם "חובשים את אותו כובע".

האתגרים של מנהלי משאבי אנוש בניהול והפקה של יום גיבוש

קבוצות של עובדים שמגיעות ליום גיבוש, מורכבות באופן טבעי מאנשים בגילאים שונים, מרקעים תרבותיים אחרים והעדפות אישיות מגוונות. עבור מנהלי אנוש מדובר באתגר מעניין מבחינה לוגיסטית, אבל יותר מזה מבחינת התוכן.

יום גיבוש מוצלח הוא לא רק יום של בילוי וכיף מחוץ למשרד, ובוודאי שלא יום חופש. אחת מהמטרות שלו היא לחזק את הזהות הארגונית ואת תחושת השייכות של העובדים לארגון. כדי לעשות זאת, הערכים והמסרים של הארגון צריכים להיות מוטמעים בתוכן, תוך כדי שלוחות הזמנים מתוכננים כראוי, לרבות חלופות ראויות במקרים של שינויים בהיקף המשתתפים, או מזג אויר קיצוני שלא מאפשר את קיומה של פעילות שתוכננה.

מנהלי אנוש מבינים מהר מאוד שאת ה"מפתחות" להפקת אירוע כזה, שיש לו כמה וכמה יעדים ושמצריך ניהול לוגיסטי ותוכני ברמה גבוהה, מוטב להניח בידיה של חברת הפקות שמתמחה בדיוק בזה.

מומחיות לוגיסטית, בטיחות והתאמת התוכן לקבוצה

ישנם מספר יתרונות לשכירת שירותיה של חברה מקצועית להפקת ימי גיבוש וכיף. אחד מהחשובים ביניהם הוא, שחברה בעלת ניסיון ומוניטין בתחום תארגן יום גיבוש הכולל את כל הביטוחים הנדרשים, ותקפיד על עמידה בנהלי בטיחות מחמירים כולל ליווי של אנשי מקצוע בשטח. המשמעות היא, עבור הארגון, צמצום משמעותי של החשיפה לסיכונים, ויציאה לפעילויות מתוך שקט נפשי ושימת דגש על הנאת המשתתפים.

שנית, חברת הפקה שמכירה ספקים רבים בכל תחום ונושא שסביבם נערכות הפעילויות השונות לאורך יום הגיבוש, "משחררת" את המנהלים בארגון מהצורך "לכבות שאיפות", והם פנויים להשתתף ביום עצמו, ולהיות נוכחים עם העובדים שלהם בכל שלב ושלב.

בנוסף, חברה שעוסקת בפועל באופן קבוע בהפקת ימי גיבוש עבור חברות וארגונים מגוונים, תדע להתאים את סוג הפעילות לדינמיקה הקבוצתית הספציפית. הניסיון המצטבר מאפשר לה לכוון את מנהלי משאבי האנוש לבחור בפעילויות שהוכחו פעמים רבות בעבר כאפקטיביות ביותר ליצירת חיבור בין העובדים.

שאלות שמנהלי משאבי אנוש צריכים לשאול לפני סגירת יום גיבוש

עוד בשלב התכנון, מומלץ לשאול את השאלות הבאות, כדי להבטיח שהתוצר הסופי שהוא יום הגיבוש, אכן יעמוד בציפיות, להנאתם ורווחתם של כל מי המשתתפים:

1. איך הפעילות המוצעת תורמת להשגת היעדים שהוגדרו?
2. האם יש מענה לצרכים מיוחדים או העדפות מסוימות? למשל, מגבלות תזונתיו, צמחונות, טבעונות, אלרגיות של אנשים, או מוגבלות פיזית של מי מהעובדים, שלא תאפשר השתתפות בפעילות מסוימת?
3. האם לוח הזמנים צפוף מדי, או שאפשר לאוורר אותו כדי ליצור זמן חופשי בין פעילות לפעילות?
4. מה קורה אם יש צורך לבטל את ההשתתפות של הקבוצה, מהם תנאי ההסכם לרבות תנאי הביטול?

ככל שהתוכן יותאם למאפייניה של הקבוצה, ומנהל משאבי האנוש שיהיה אחראי על סגירת יום הגיבוש יקבל מענה מקיף ומפורט לכל שאלה שתעסיק אותו, כך יצטמצמו הפערים בין הרצוי למצוי.

באמצעות תכנון נכון וסיוע של אנשי מקצוע, ניתן יהיה להבטיח שהקבוצה תגיע לסדנה מסוימת שתוכנה ידוע במלואו למנהלים ומקובל עליהם, ושלוח הזמנים "מתקתק" כמו שצריך כדי להצליח להספיק את כל התוכן, לרבות "חלונות" של זמן חופשי להתאווררות.

המפתח הוא גמישות: ליצור עבור העובדים מרחב מספיק נוח, כדי שכל אחד מהם יוכל למצוא מקום שבו הוא מרגיש בנוח להתבטא, להביא את עצמו ללא חסמים, ולאחר מכן להצליח ליישם את הכלים שלמד בסדנאות השונות, גם במקום העבודה.