יום כיף וגיבוש לעובדים - OUTMIND

איך מארגנים יום גיבוש חוויתי שכולם ידברו עליו במטבחון – 25 עצות זהב למארגנים

ריכזנו עבורכם 25 טיפים שצברנו מאלפי שעות עבודה עם קבוצות. הנה הדרך להפוך כל נופש חברה או יום גיבוש לחברות / יום כיף לצוות ליום חוויתי ובלתי נשכח:

שלב א': תכנון אסטרטגי והכנות לפני יום גיבוש

1.     תזמון מול לחצי עבודה

תכננו את היום הרחק מדד-ליינים לחוצים או סגירות רבעון. עובד שמרגיש שהעבודה "בורחת" לו בזמן שהוא ביום כיף, לא יהיה נוכח באמת. הוא יבלה חצי מהזמן בשיחות טלפון ובמיילים מהצד, מה שיפגע בחוויה שלו ושל הקבוצה כולה.

2.    חשבו עלייך

בעידן של היום, טבעונות, צליאק או כשרות מהודרת הם לא "בונוס" אלא חובה. אפילו אם אתם מארגנים יום גיבוש בתקציב נמוך, ודאו שהפתרונות המוצעים הם לא רק "סלט צדדי", אלא מנה עשירה ומכובדת. דמיינו עובד שזקוק להתאמה תזונתית ומגלה שבמקום מנה סתמית, הוא קיבל צלחת מושקעת לא פחות מאחרים – התחושה הזו ש"חשבו עליי" היא המנוע הכי חזק לחיבור רגשי לארגון.

3.    יום גיבוש אקסטרים או בטן גב?

בחרו בפעילות שמתכתבת עם הסגנון של הרוב בצוות – בין אם זה רוגע תרבותי או אקשן סוחף ובמקביל, הקפידו לשלב בתוך הפעילות 'איים' של תוכן נוסף, כדי שגם מי שבמיעוט ומתחבר לסגנון אחר ימצא את נקודת העניין שלו וירגיש חלק בלתי נפרד מהחוויה.

4.    העדיפו לוקיישן קרוב כדי למקסם את זמן האיכות שלכם יחד

הגיאוגרפיה של הגיבוש היא קריטית. נסיעה ארוכה מדי עלולה להתיש את העובדים עוד לפני שהתחלנו. המטרה היא להגיע ליעד עם אנרגיות שיא, ולא עם צוות עייף שרק מחפש את התחנה הבאה. אם בחרתם יעד רחוק, ודאו שהנסיעה עצמה הופכת לזמן איכות עם הפעלות, מוזיקה וכיבוד – אל תתייחסו לאוטובוס כאל "זמן מת".

5.    שינוי תפאורה משמעותי

בחרו מקום שמוציא את האנשים מההקשר היומיומי שלהם. כשהסביבה משתנה, גם דפוסי המחשבה וההתנהגות משתנים. מקום שובר שגרה מאפשר לאנשים להשיל את ה"תפקיד" שלהם ולהיות פשוט הם עצמם. צוות שעובד כל היום מול מסכים יפרח דווקא בפעילות פיזית בטבע בצפון (ניתן להיעזר במפת המסלולים של רשות הטבע והגנים) או בסדנת יצירה ידנית. הניגוד המוחלט לשגרה המשרדית מרענן את המוח ומייצר אנרגיות חדשות של יצירתיות.

6.    שגרירי גיבוש מהצוות

אם אתם מארגנים יום גיבוש מחלקתי, רתמו 2-3 עובדים מצוותים שונים שיהיו חלק מצוות ההיגוי לבחירת רעיונות ליום גיבוש. המעורבות שלהם תסחוף את שאר העובדים ותייצר תחושת "בעלות" על האירוע מצד הצוות ולא רק מצד ההנהלה.

7.    Buildup  

שלחו טיזרים, רמזים או הזמנה מעוצבת ((Save The Date מספר שבועות לפני האירוע. ההנאה מתחילה כבר ביצירת הבאזז בפינת הקפה במשרד. ככל שהסקרנות והציפייה גדולה יותר, כך רמת הנוכחות והמעורבות ביום עצמו תהיה גבוהה יותר.

8.    ברחל בתך הקטנה

תכנון, תכנון, תכנון… המפתח להצלחה הוא ירידה לפרטים. הכינו תוכנית חלופית (Plan B) לכל תרחיש כולל שינויי מזג אוויר במיוחד אם אתם מארגנים יום גיבוש לעובדים בחורף.

ניתן לבדוק את המצב מזג האוויר ביום הגיבוש באתר שירות המטאורולוגי הישראלי, האתר הרשמי והמדויק ביותר לבדיקת מזג אוויר.

9.    החשיבות של "זמן לבן" ביום כיף לעובדים   

מתוך כוונות טובות, הנטייה של המארגנים ימי כיף לקבותות היא לדחוס כמה שיותר פעילויות כדי "לנצל את היום", אבל התוצאה היא עומס יתר. אין צורך להעמיס פעילויות בכל דקה פנויה. בחלק מהזמן, תנו לאנשים זמן פשוט לשבת, לנשום ולדבר בלי הנחיה. לפעמים השיחות הספונטניות מול נוף יפה ביערות קק"ל הן הרגעים שבהם נוצרים הקשרים הכי חזקים בין הקולגות. השקט והמרחב הזה הם המקום שבו הגיבוש האמיתי קורה, ללא תיווך של מפעיל.

10. בטיחות וראש שקט 

הבסיס לכל יום מוצלח הוא הידיעה שאתם נמצאים בידיים המקצועיות ביותר. אם אתם מארגנים את היום ללא חברת הפקה, בחרו במדריכים מוסמכים, וודאו שיש ביטוחים מקיפים ואישורים מתאימים בתוקף לכל ספק . מומלץ לוודא שכל פעילות עומדת בנוהל בטיחות ומניעת סיכונים בטיול כפי שמפורטים בנהלי משרד התיירות.

כשאתם יודעים שה-כ-ל מכוסה מבחינה לוגיסטית ובטיחותית, אתם פנויים ב-100% להתמקד רק בהנאה ובגיבוש של האנשים.

11. אפקט ההפתעה ביום גיבוש לעובדים

אל תחשפו את כל הפרטים בלו"ז שנשלח במייל. שמרו פעילות קטנה, קינוח מושקע במקום לא צפוי או אורח מעניין כ"הפתעה". חוסר הוודאות החיובי הזה מייצר סקרנות ושומר על רמת עניין גבוהה לאורך כל שעות היום.

12. קופצים למים בראש שקט

אם אתם מארגנים פעילות גיבוש לצוות גדול או סדנת גיבוש לצוות קטן בים או ברכה, וודאו שיש מציל וחובש במקום. וודאו שהבריכה מספיק גדולה ויכולה להכיל לפחות 60% מהאנשים באירוע.

13. מרימים לחיים וחוזרים בשלום

אם בחרתם לשלב אלכוהול ביום הגיבוש כדי להרים את המורל והאווירה, פנקו את העובדים בהסעה מאורגנת. כשאתם דואגים לאוטובוס צמוד, אתם מעניקים לעובדים את החופש האמיתי ליהנות, לשמוח ולחגוג יחד "עד הסוף", בלי לדאוג לנהיגה חזור.

14. תזמון רמות האנרגיה ביום כיף לצוות

זהו אחד הטיפים הכי חשובים בתכנון לו"ז. אל תקבעו פעילות שדורשת ריכוז גבוה או מאמץ פיזי מיד אחרי ארוחת צהריים כבדה – זהו זמן "הצניחה" הטבעי של הגוף. תכננו את הפעילות האינטנסיבית (פיזית או מחשבתית) לשעות הבוקר כשכולם רעננים, ואת החלקים הרגועים והסיכומים לשעות אחה"צ. זרימה נכונה של האנרגיה ביום מבטיחה שאנשים יחזרו הביתה עם תחושת סיפוק ולא רק עם עייפות גדולה.

15. איך בוחרים חברת הפקה לארגון ימי גיבוש וכיף לעובדים?

• בחירת חברת ההפקה הנכונה היא הצעד החשוב ביותר בדרך ליום גיבוש בלתי נשכח. חברה טובה היא כזו שלא רק "מבצעת", אלא הופכת לשותפה אמיתית להצלחה של היום.
• כוחן של המלצות: הדרך הטובה ביותר להתחיל היא לשמוע ממקור ראשון. חפשו חברה שיכולה להציג בגאווה המלצות חמות מארגונים דומים לשלכם. אל תהססו לבקש "טלפון של לקוח ממליץ" – שיחה קצרה כזו תעניק לכם ביטחון ושקט נפשי.
• ניסיון שטח מוכח: ודאו שלחברה יש ניסיון בניהול לוגיסטי מורכב וביכולת לתת פתרונות יצירתיים בזמן אמת. המקצועיות שלהם היא השקט שלכם.
• ודאו שלחברת ההפקה יש ביטוח מלא ותקף לצד ג'.
• בדקו אם חברת ההפקה מה אם וכאשר האירוע נדחה או מתבטל בגלל סיבה זו או אחרת.

שלב ב': מהלך יום הגיבוש

16. חלוקה חכמה לקבוצות בפעילות גיבוש

יום גיבוש הוא הזדמנות פז לשבור חומות ולבנות גשרים. חלוקה מכוונת של המשתתפים מאפשרת לנו לייצר אינטראקציות מרעננות שפשוט לא קורות במסדרון ביומיום, ולהפוך את הארגון ליחידה אחת מגובשת וחזקה.

• מפגש בין עולמות: יצירת קבוצות המשלבות בין מחלקות שונות (כמו פיתוח ושיווק) פותחת פתח להכרות עמוקה ובלתי אמצעית. זהו המקום שבו נולדת הבנה הדדית שמשפרת פלאים את ממשקי העבודה העתידיים.
• חיבורים אסטרטגיים: מומלץ לשלב יחד עובדים שהממשק ביניהם בעבודה השוטפת הוא קריטי. פעילות משותפת באווירה משוחררת בונה אמון ומסירה חסמים, מה שמתרגם באופן ישיר לשיתוף פעולה פורה ואפקטיבי הרבה יותר במשרד.
• גילויים חדשים: לפעמים חלוקה אקראית ומגוונת מאפשרת לעובדים לגלות צדדים חדשים אצל הקולגות שלהם, ויוצרת רשת חברתית ארגונית ענפה וחמה.

17. חשיפת כישרונות חבויים

בחרו פעילויות שמאפשרות לעובדים להביא צדדים אחרים לידי ביטוי. פתאום מגלים שהמתכנת השקט הוא מנהיג שטח כריזמטי, או שראש הצוות הקשוח הוא אלוף בסדנאות יצירה. הגילויים האלו משנים את הדינמיקה האנושית בארגון לנצח ומאפשרים למנהלים לראות פוטנציאל שלא נחשף במשרד.

18. המנהל כחלק מהקבוצה

ביום הגיבוש, המנהלים צריכים להיות "בגובה העיניים". השתתפות פעילה של ההנהלה במשימות ובמשחקים ממיסה מחיצות היררכיות ובנויה על בסיס של אמון והערכה הדדית.

19. תיעוד מקצועי ומרגש

דאגו לצלם את הרגעים היפים (על ידי צלם מקצועי או אפילו על ידי מספר עובדים שאוהבים לצלם). התמונות האלו הן "דלק" למורל הארגוני. כשהן ירוצו בקבוצת הווטסאפ המשרדית או ברשתות החברתיות שבועות לאחר מכן, הן יזכירו לכולם שהם חלק מקהילה תומכת וכיפית, מה שמחזק את מותג המעסיק.

20. מזכרת פיזית עם ערך

העניקו פריט שימושי מהיום (כמו תיק ממותג, בקבוק טרמי איכותי או ערכת פיקניק). המזכרת הופכת לעוגן חיובי במשרד שמזכיר לעובד את הרגעים היפים שעבר עם הצוות שלו.

21. השראה וסיפורי הצלחה

שלבו ביום תוכן שמעניק השראה, כמו ביקור באתרי מורשת בישראל או מפגש עם דמות מרתקת או סיפור הצלחה מקומי. זה מחבר את העובדים לערכים גבוהים יותר ונותן להם "דרייב" לחזור לעשייה שלהם עם משמעות חדשה.

22. הכוח של סדנאות ODT

פעילות שטח (Outdoor Training) היא הדרך הטובה ביותר לבנות אמון. מעניין לראות איך משימות אסטרטגיות בסמטאות יפו תל אביב או מעבר מכשולים בטבע מאלצים את הצוות לשתף פעולה ברמה שאי אפשר להשיג בישיבת צוות רגילה. זה המקום שבו מגלים מי באמת יודע להקשיב ומי מצליח להוביל תחת לחץ בצורה נעימה.

23. צפייה בצוות בתנאי מעבדה

נצלו את היום כדי לראות איך האנשים מתפקדים מחוץ לאזור הנוחות שלהם. עבור מנהלים, זו הזדמנות פז לאתר מנהיגים שקטים או להבין איפה יש צווארי בקבוק בתקשורת הבין-אישית בצוות. למשל, תוכלו לראות מי לוקח אחריות כשמשהו בתוכנית משתנה או מי מרגיע את הרוחות כשיש אתגר. יום גיבוש הוא מפה אנושית של הארגון שלכם, ומי שיודע לקרוא אותה מקבל כלים ניהוליים יקרי ערך להמשך הדרך.

שלב ג': סיכום והמשכיות

24. מסיימים עם טעם של עוד

כדאי לנצל את הדקות האחרונות של היום לשיח משותף ומפרגן. סיכום קצר של המנהל או שיתוף בתחושות המשתתפים יחתמו את היום בטעם של עוד, יחזקו את תחושת הגיבוש ויבטיחו שהאנרגיה הטובה תלווה את כולם גם בדרך הביתה.

25. המשכיות ושימור האנרגיה

יום גיבוש הוא רק ההתחלה. חשבו איך לשלב אלמנטים מהיום הזה בחיי המשרד – תלו את התמונות, השתמשו בבדיחות פנימיות שנוצרו, והמשיכו את השיח המקרב גם ביומיום. שלחו סיכום קצר במייל למחרת עם "תודה שהייתם חלק", וצרפו לינק לגלריית התמונות. זה סוגר את האירוע בתחושת הערכה גבוהה.

—————————————————————————————————————————————–

רוצים ליישם את הטיפים האלו בנופש חברה או יום הגיבוש וכיף הבא שלכם? דברו איתנו ב-OUTMIND ונתפור לכם חוויה שמתאימה בדיוק ל-DNA של הצוות שלכם!

ב-OUTMIND אנחנו לא מוכרים "חבילות", אלא תופרים חוויות. אנחנו מאמינים שיום גיבוש הוא השקעה בנכס הכי יקר שלכם – האנשים. צוות מגובש עובד טוב יותר, מתקשר פתוח יותר ונוטה לפתור בעיות במהירות.

צרו איתנו קשר, ויחד נבנה עבורכם את היום שישאיר לכולם טעם של עוד ויעניק לצוות שלכם את האנרגיות שהם צריכים כדי לנצח.