אז אספנו עבורכם 10 טיפים שכדאי לדעת לפני כל הפקה של יום גיבוש לעובדים (אם עצמאית או באמצעות חברת הפקה). דברים שכדאי לבדוק ולוודא לפני, דברים שכדאי לדבר עליהם לפני, דברים שכדאי לשים עליהם דגש על מנת שייצא מושלם !!!
טיפ 1
וודאו שיש ביטוח תקף לחברת ההפקה כולל צד ג' (וגם צד ג' עם אחריות מקצועית), אם אתם ממש רוצים להיות רגועים וודאו שיש לכל ספק שאתם לוקחים (מסעדות, אירוח, מפעילים ועוד) ביטוח מלא (כמו שתיארנו קודם).
טיפ 2
זה נשמע אולי ברור מאליו, בקשו מחברת ההפקה לוחות זמנים מפורטים. לו"ז שמכיל זמני נסיעה וזמני פעילויות … שימו לב שהזמנים אכן הגיוניים ולוקחים בחשבון פקקים, זמן התאספות, זמן נסיעה בין יעדים, שנשאר זמן להפסקות וכולי… שימוש בוויז באופציית "נסיעות מתוכננות" יאפשר לכן להבין כמה זמן לוקח ממקום למקום ביום מסויים ובשעה מסוימת (למה לא להיעזר בחכמת ההמונים ? וויז כבר עשו את העבודה בשבילנו).
טיפ 3
"כן, חשבנו עליך!" אין יותר כיף מלומר את זה לעובד שלך וזו בכלל הרגשה נפלאה לעובד שהפעם חשבו עליו. הפעם מדובר בהתחשבות מעבר …. לא רק לדאוג שיש מנות לצמחונים וטבעונים, אלא יש גם מנות אישיות נטולי גלוטן למי שצריך (ולאחרונה זה לא רק צורך בגלל הצליאק אלא גם בגלל שזו נהפכה לדיאטה פופולארית). כשרויות, יש רבנות ויש מעבר (מחפוד / לוריא / בית יוסף ועוד) … וודאו שהכשרות שהקייטרינג או המסעדה מחויבים אליכן מתאימה לכל המשתתפים. שיחה אחת קצרה של מתאמת ההפקה עם המשתתף "הכי דתי" יכולה לפתור את הסוגיה בפשטות.
טיפ 4
כשאנחנו בתקופה שבין לבין … עדיין לא קיץ ומידי פעם עדיין הגשמים מגיעים לבקר וכל האירוע מתוכנן להתקיים בחוץ, חשוב מאוד להבין מה קורה אם ? האם יש תכנית חלופית ? האם חברת ההפקה מוכנה עד 3 ימי עבודה לפני לדחות את האירוע ? (3 ימים לפני כבר אפשר לדעת כמעט בוודאות את מצב הגשם הצפוי), מה התנאים הכרוכים בדחייה / ביטול ? בקיצור, שבכל יהיה ברור ועל השולחן, שלא תופתעו.
טיפ 5
טוב, ואם כבר דיברנו על אירועי חוץ … אז בואו נדבר לרגע על אירועי ים ובריכה שדורשים קצת יותר פוקוס וזהירות מאירועים אחרים. באירועים מסוג אילו מומלץ שיהיה מציל וחובש לכל מקרה שלא יהיה. כאשר מדובר על קבוצות גדולות, זה כבר תלוי בגודל הקבוצה, חובש אחד לא יהיה מספיק במקרה כזה.
טיפ 6
"אם שותים לא נוהגים" מכירים ? אז כמובן אל תתנו ידכם לאלכוהול חופשי במידה והעובדים שלכם מגיעים ברכבים פרטיים למקום האירוע וחזרה. ואם כבר החלטתם שזה בסדר, כי יש הסעה מאורגנת אז בדקו עם חברת ההפקה את סוגי הבירות (יש פרמיום ויש … / הקוקטיילים והכמויות). הכי חשוב, הכי חשוב במקרה של פעילות בשטח שיהיה מים (מים קרים) לאורך כל היום ולא לשכוח צידניות / קרח.
טיפ 7
מכיוון שאנחנו לא רוצים לבלות את היום על הכביש … וודאו שהמסלול הגיוני, שאין מצב שנסענו לאטרקציה וחזרנו חזרה לאטרקציה אחרת ואם מדובר על נסיעה באוטובוס יהיה נחמד לארגן משחקי קבוצות באוטובוס … אולי אפילו את החלוקה לקבוצות לפי הקבוצות שיהיו בהמשך ואז הקבוצה שמנצחת במשחק באוטובוס מקבלת נקודות שיעזרו לה בפעילות בשטח לאחר מכן. עוד רעיון נחמד זו "תיבת ההפתעות" – מעין תיבת עץ גדולה שמכילה שוקולדים / חטיפי בריאות ועוד הפתעות שישמשו במהלך הנסיעה באוטובוס.
טיפ 8
תכנים איכותיים ומתאימים – עם קצת חשיבה מוקדמת אפשר לשדר את החוויה … למשל כשמכוונים לפעילות לקהל של מעל 80-100 איש, יש לחשוב על חלוקה לקבוצות או מתחמים … וגם כאן, מקסימום בקבוצה 8-10 אנשים – מעבר לזה יש סיכוי שתאבדו את זה … בפעילות בשטח, יש לחשוב על מספר מסלולים ומתחמים על מנת שלא ייווצר עומס במקום מסוים. וודאו שיש גיוון במתחמי התוכן המשלבים גם פעילות בתנועה וגם פעילות מאתגרת מחשבתית.
טיפ 9+10
ה "build-up" אמנם לא קשור לאירוע ביום עצמו אבל הוא חלק בלתי נפרד מבניית הציפיה וההתרגשות שלפני. בקשו מחברת ההפקה או ייצרו בעצמכם טיזרים ו- save the date מקוריים לגרות את הדמיון …. ההנאה מתחילה כבר במייל הראשון שנשלח אל העובדים !
ממליצים ! ממליצים ! ממליצים ! וודאו שיש ממליצים, קראו תגובות בפייסבוק, תגובות באתר, תגובות בגוגל. בקשו מספרי טלפון של לפחות 2-3 חברות ודברו איתם. בטוח שתקבלו נקודות ודגשים נוספים וגם תבינו אם לקחתם את חברת ההפקה הנכונה.
בהצלחה 🙂