איך מארגנים ימי גיבוש למנהלים בחו"ל?

1. הגדרת מטרות יום הגיבוש

כמו בכל פעילות ארגונית, השלב הראשון הוא הגדרת המטרות. האם המטרה היא לחזק את שיתוף הפעולה בין המנהלים? לעודד חשיבה מחוץ לקופסא? או אולי להעניק להם זמן איכות להירגע ולחדש אנרגיות? הבנת המטרות תסייע בבחירת המיקום, הפעילויות וסגנון האירוע. לדוגמה, אם המטרה היא פיתוח כישורי ניהול ומנהיגות, ניתן לשלב סדנאות ייחודיות. אם המטרה היא חיזוק הקשרים האישיים, מומלץ להתמקד בפעילויות קבוצתיות פחות פורמליות.

2. בחירת יעד מתאים

היעד הוא אחד הפרמטרים החשובים ביותר בתכנון. בחרו מדינה שעונה על צרכי המנהלים ועל מטרות יום הגיבוש. יעד פופולרי יכול להיות עיר אירופאית כמו ברצלונה, פראג או אמסטרדם, שמציעות שילוב של אתרים תרבותיים, אוכל משובח ואפשרויות לפעילויות עסקיות. מצד שני, אם המנהלים זקוקים לניתוק מוחלט, שקלו יעדים שקטים כמו כפרים באיטליה, אי יווני קטן או שמורת טבע בדרום אפריקה.

יש לוודא שמדינת היעד מופיעה ברשימת המדינות שנחשבות לבטוחות  ביותר (בקטגוריית אזהרת המסע הנמוכה ביותר: 1)

3. שילוב חוויה תרבותית

אחד היתרונות הבולטים של ימי גיבוש בחו"ל הוא האפשרות לחוות תרבויות חדשות. נצלו זאת על ידי שילוב פעילויות ייחודיות ליעד: סיורים מודרכים באתרי מורשת או היסטוריה, סדנאות בישול מקומי  וטיולי טבע באזור. פעילויות כאלה לא רק מספקות ערך מוסף אלא גם יוצרות זיכרונות משותפים.

4. תכנון לוגיסטי מדוקדק

ימי גיבוש בחו"ל דורשים רמה גבוהה של תכנון לוגיסטי. יש לקחת בחשבון את כל הפרטים, כולל טיסות בזמנים נוחים ומותאמות ללוחות הזמנים של המשתתפים, מלונות איכותיים שמספקים תנאים נוחים לעבודה ולמנוחה ותחבורה מקומית מאורגנת משדה התעופה. חשוב לוודא שכל המשתתפים מחזיקים בדרכונים בתוקף ושיש להם את כל הוויזות הנדרשות (במידת הצורך).

בחירת תאריך מתאים:

מומלץ לבחור תאריך שמתאים לרוב המשתתפים ושאינו נופל על חגים או מועדים חשובים במדינת היעד. כך ניתן להבטיח שהפעילויות המתוכננות יתקיימו כמתוכנן ושלא יהיו עיכובים או ביטולים בלתי צפויים. בנוסף, כדאי לבדוק את תנאי מזג האוויר הצפויים בתקופה הנבחרת כדי להיערך בהתאם ולמנוע הפתעות לא נעימות.

שילוב אפליקציות:

ניתן לשלב אפליקציות ייחודיות במהלך יום הגיבוש כדי לשפר את החוויה הכוללת. לדוגמה, שימוש באפליקציות לניהול זמנים ולתיאום הפעילויות. שילוב האפליקציות יכול גם לסייע בשיתוף מידע בזמן אמת וביצירת חוויות חדשות ומעניינות.

הכנה מוקדמת של המשתתפים:

חשוב להכין את המשתתפים לקראת יום הגיבוש באמצעות סדנאות הכנה או מפגשי תדרוך מקדימים. זה יכול לכלול מידע על היעד, סקירה של הפעילויות המתוכננות והסברים על מטרות היום. הכנה מוקדמת תאפשר למשתתפים להגיע מוכנים יותר ותתרום להצלחת היום כולו.

5. התאמת הפעילויות למנהלים

כשמדובר במנהלים, יש לבחור פעילויות שמדברות לקהל יעד בעל פרופיל גבוה: סדנאות עסקיות מותאמות אישית כמו גישות חדשות בניהול, ניתוח מגמות שוק גלובלי, פעילויות אקסטרים קלות כמו שייט יאכטות או טיפוס קל שמעודדות עבודת צוות וארוחות ערב באתרים יוקרתיים עם שף פרטי או חוויות גורמה מקומיות. חשוב לשמור על איזון בין פעילויות "רשמיות" לבין זמן חופשי כדי לאפשר למשתתפים לנוח וליהנות מהסביבה.

6. תוכן מקומי

ימי גיבוש למנהלים הם הזדמנות ליצירת ערך מקצועי ואישי. שקלו לשלב הרצאות אורח של דמויות מפתח מקומיות, ביקורים בחברות מובילות ביעד או סדנאות פיתוח אישיות. לדוגמה, ביקור בחברת טכנולוגיה בינלאומית יכול להעניק השראה למנהלים בעוד שסדנת מיינדפולנס יכולה לסייע בשיפור התפקוד היומיומי שלהם.

7. השקעה בפרטים הקטנים

הצלחת יום גיבוש תלויה לא רק בתוכן אלא גם בחוויה הכללית. הכינו ערכות משתתפים עם לוגו החברה (שיכולות לכלול פנקסים, עטים או מתנות קטנות), דאגו לתקשורת שוטפת ומידע מקדים ברור כדי למנוע בלבול והוסיפו הפתעות קטנות כמו מתנה אישית בסוף היום.

8. משוב

לאחר החזרה מהאירוע בקשו משוב מהמשתתפים כדי להבין מה עבד טוב ומה ניתן לשפר באירועים עתידיים. סיכום האירוע בתמונות וסרטונים יכול לשמש גם כחומר לשיווק פנימי ולהגברת המעורבות הארגונית.