16 טיפים מנצחים להפקת גיבוש לצוות שלכם

תכנון והכנה

1. הגדרת תקציב מדויק: יום כיף לגיבוש עבור צוות קטן נשמע לכאורה זול יותר מאשר אירוע חברה גדול. עם זאת, חשוב להגדיר את התקציב מראש ולהביא בחשבון את כל העלויות הכרוכות בכך כמו: אוכל, הסעות ועלות הפעילויות השונות.

2. בחירה במועד המתאים: כאשר מתכננים ימי כיף לעובדים, יש לבחור במועד המקובל על כלל חברי הצוות ולהתחשב בפרמטרים נוספים כמו מזג האויר. לצד זאת, חשוב לוודא שהאירוע יתקיים בתקופה נינוחה יחסית, שאינה כרוכה בלחץ גדול מדי מצד העובדים.

3. התחשבות בצרכים מיוחדים: בעת תכנון הפעילות, חשוב להתייחס בנוסף להעדפות ולמגבלות השונות של העובדים בין אם מדובר במגבלות תזונתיות (טבעונות, צמחונות או רגישות לגלוטן), ענייני כשרות או מגבלות בריאותיות כלשהן.

4. יצירת באז ראשוני לאירוע: כאשר מבשרים לעובדים על יום הגיבוש, רצוי לא להסתפק בהודעה לקונית מצד ההנהלה, אלא לייצר באז מקדים באמצעות הזמנה מעוצבת ויצירתית, לצד עדכונים שוטפים ופרסומים יצירתיים בקבוצת הווטסאפ של הצוות. פעולה זו עשויה לעורר יותר סקרנות ועניין מצד העובדים ולהשפיע על רמת המעורבות מצדם בעת האירוע עצמו.

התאמה נכונה של התוכן והפעילויות השונות

5. התאמת הפעילות ל-DNA של הצוות: כשבוחרים בקונספט מסוים עבור ימי גיבוש לעובדים, חשוב להביא בחשבון את המאפיינים של הצוות ואת התכונות של העובדים השונים. בהתאם לכך ניתן לבחור בפעילות המתאימה ביותר, בין אם מדובר בפעילות צוות נינוחה כמו סדנת בישול משותפת או סדנת יצירה כלשהי, או בפעילות תחרותית יותר כמו- פעילות ODT אתגרית המותאמת עבור צוות דינמי ותחרותי. באותה הזדמנות, ניתן גם לערוך סקר מקדים בקרב העובדים ולאפשר להם לבחור בפעילות המועדפת עליהם מבין מספר אפשרויות. המלצה זו תקפה גם לגבי אירועי גיבוש מורכבים יותר כמו נופש לעובדי החברה.

6. בחירה בפעילויות המעודדות אינטראקציה ושיתוף פעולה: בהקשר לסעיף הקודם, גם כאשר מעוניינים בפעילות 'שקטה' יחסית, חשוב לבחור בפעילות אינטראקטיבית המעודדת חיבור ושיתוף פעולה בין העובדים ולהימנע מפעילות פאסיבית שלא משלבת שום אספקט חברתי או צוותי.

7. בניה הדרגתית של התוכן: כאשר מארגנים יום גיבוש המכיל שילוב של מספר פעילויות לאורך היום, חשוב לתכנן את סדר היום באופן הדרגתי ולא לפתוח את האירוע בפעילות רגשית מדי או במשימה פיזית מאמצת, על מנת לשמר את האנרגיה בקרב העובדים ולאפשר להם להשתחרר בהדרגה לאורך היום.

8. לרווח מעט בין פעילות לפעילות: גם כשמדובר ביום גיבוש ארוך, חשוב לרווח מעט בין המשימות השונות ולאפשר לעובדים זמן מנוחה בין לבין לצורך התרעננות. כמו כן, הפסקות אלו עשויות לייצר שיח ספונטני ופתוח יותר בין העובדים, ללא תלות במשימה זו או אחרת.

9. בחירה במיקום אינטימי ונעים: לרוב, חשוב לבחור במיקום שקט ורגוע שיאפשר לעובדים לשנות אוירה ולהירגע מהלחצים של היום יום. מה שעשוי לייצר התנהגות טבעית ומשוחררת יותר מצדם ולהעמיק את החיבור ביניהם.

10. יצירת מזכרות אישיות: מתנה אישית בעלת ערך המוענקת לעובד בסוף היום, עשויה להעמיק את החשיבות של האירוע בעיני העובד ולחדד את תחושת השייכות שלו לצוות ולמקום העבודה.

לוגיסטיקה ותפעול

11. בחירה בספקים הטובים ביותר: ימי כיף לעובדים משלבים לרוב ספקים שונים משלל תחומים: אוכל, הסעות, הפעלות וכו'. לכן, בעת בחירת הספקים חשוב לערוך סקר שוק מקיף, להשוות מחירים ולבדוק כמה שיותר המלצות מצד לקוחות אחרים.

12. בלי ביטוח לא יוצאים לדרך: כמו כן, חשוב לוודא כי כל אחד מהספקים כמו גם חברת ההפקה המנהלת את האירוע, מצוידים בביטוח מקיף כולל צד ג' ובכל האישורים הנדרשים.

13. הקפדה על אמצעי ונוהלי בטיחות: כאשר מדובר ביום כיף המשלב רחצה בים או בבריכה, או כשמחליטים לארגן עבור העובדים פעילות פיזית מאתגרת במסגרת יום גיבוש לעובדים בצפון או בכל מקום אחר, חשוב לנהוג באחריות ולדאוג מראש להימצאות של חובש או מציל במקום.

14. תכנון היום על פי לוח זמנים מוגדר: ימי גיבוש לעובדים המשלבים מספר מיקומים ופעילויות, מצריכים תכנון מדויק של לוח הזמנים. לכן, בעת תכנון האירוע, חשוב לייצר חלוקה מיטבית של הפעילויות לפי זמנים מוגדרים מראש ולהביא בחשבון פרמטרים שונים כמו- זמני נסיעה, זמן מנוחה והפסקות אוכל.

15. בחירה במיקום נגיש עם חניה קרובה: בין אם העובדים נדרשים להגיע למקום הפעילות בעצמם, או שיש הסעה מאורגנת מטעם מקום העבודה, חשוב לדאוג כי המיקום הנבחר יהיה נגיש ויכיל חניה קרובה. כמו כן, חשוב לוודא קרבה לתחנות אוטובוס או רכבת, במידה שעובדים מסוימים מתניידים באמצעות תחבורה ציבורית.

16. תיעוד האירוע: תיעוד של ימי הכיף באמצעות סרטון, מאפשר לעובדים לנצור בליבם רגעים שמחים ומרגשים מאותו יום ולגרום להם להרגיש חלק משמעותי ובלתי נפרד מהצוות ומהארגון. לשם כך חשוב להתארגן מראש, בין אם באמצעות צלם ועורך מקצועי, או על ידי הירתמות של מספר עובדים מהצוות שאוהבים לצלם ולערוך.