טיפים לבחירת ספקים לימי גיבוש וכיף

בחירת ספקים לימי גיבוש – מה צריך לקחת בחשבון?

לערוך השוואה בין כמה ספקים
מומלץ שהחברה תעשה מחקר יסודי לבדיקת כמה ספקים ולא תסתמך על ספק אחד או שניים.
כשבוחנים כמה ספקים, ניתן לקבל הערכה טובה יותר של יכולות כל אחד מהם ושל המוצרים או השירותים שהם מציעים.
בין הפרמטרים המומלצים לבדיקה: איכות המוצרים, לוחות זמנים לאספקה, איכות השירות, זמינות, תמחור ועוד.

כמה ספקים צריך ליום הגיבוש?

לפני בחירת הספק החברה צריכה להחליט לכמה ספקים היא זקוקה: האם עדיף לה לקחת ספק אחד שיעניק לה בחבילת השירות שלו את כל השירותים שהיא זקוקה להם ליום הגיבוש (כמו חברת אירועים) או לבחור ספק נפרד לקייטרינג, ספק לתוכנית אומנותית וכדו'.

איכות השירות

חשוב שיום הגיבוש יהיה איכותי וברמה הגבוהה ביותר האפשרית לחברה. העובדים מזהים בקלות מתי החברה השקיעה בהם ומתי לא. לכן חשוב לבחור ספק המציע לחברה שירות איכותי ומוצרים ברמה גבוהה (כמו שירות קייטרינג).
מומלץ לבדוק עם לקוחות אחרים של הספק האם היו מרוצים מהשירות ומאיכותו לפני קבלת ההחלטה לבחור בו.

אמינות ומוניטין

האם הספק מסוגל לספק את כל מה שהוסכם עליו בזמן? האם יספק את הכמות הנכונה והמדויקת?
מהן ההמלצות על הספק באינטרנט הנוגעות בנושא האמינות ומוניטין החברה?

תקשורת וזמינות

מומלץ לבחור ספק שהתקשורת אתו הינה זמינה ולא ספק שאינו משיב בזמן או אינו משיב כלל לשיחות טלפון, מיילים או הודעות.
כמו כן חשוב לבדוק האם יש לספק מערכת הזמנות יעילה ואמינה? האם היא פשוטה וקלה לשימוש?

יציבות העסק של הספק

האם נראה שהעסק של הספק הינו עסק יציב ומחזיק מעמד לאורך שנים? התקשרות עם ספק ללא יציבות כלכלית עלולה להעמיד את ההתקשרות אתו בסכנה.
לכן, יש לחפש ספקים שהוכיחו בעקביות את יכולתם לספק מוצרים בזמן ולעמוד בציפיות הלקוחות.

המלצות בעל פה ומהאינטרנט

"אין חכם כבעל ניסיון" אומר הפתגם הידוע. ואכן – לקוחות שעבדו עם הספק בעבר והיו מרוצים ישמחו להמליץ עליו ואילו תיאורי מקרה של לקוחות שהצטערו על בחירתם בספק יכולים למניע מראש מהחברה להפוך את יום הגיבוש לכישלון.
אין תחליף למידע אובייקטיבי המגיע מתוך התנסות אישית.

שקיפות

חשוב לבחור ספק שערך השקיפות חשוב לו. המשמעות היא, שהספק צריך לספק מידע אמין לגבי יכולתו לספק את השירות או את המוצר שהחברה מבקשת ממנו.
האם הוא יכול להתמודד עם הכמות שהוזמנה? האם הוא מתחייב  על התאריך שנקבע? האם צפוי עיכוב כלשהו באותו היום?
כשקיימת תקשורת שקופה ניתן להיות מעודכנים כל הזמן ולבצע שינויים או התאמות במידת הצורך לפני מועד האירוע.

האם הספק מסוגל להתאים לחברה יום גיבוש המותאם אישית לצרכיה?

זהו שיקול חשוב בבחירת ספק או ספקים ליום גיבוש. הספק חייב להיות גמיש ולספק פתרונות שיתאימו לצרכי העובדים והחברה ולא לנסות להתאים תוכנית קיימת אחת – לכל חברה שתפנה אליו.

מה הערך המוסף של הספק?

מדוע כדאי לחברה לקחת דווקא ספק ספציפי ולא ספק אחר לארגון ולתכנון יום הגיבוש? מהו הערך המוסף הייחודי שהוא יעניק ליום זה?

מחויבות לקיימות

ישנן חברות שנושא הקיימות והשמירה על איכות הסביבה הינו אחד הערכים החשובים בפעילותם. בשל כך, הן ירצו לשמור על הערך הזה גם במהלך יום הגיבוש. למשל: אי שימוש בכלים חד פעמיים שמעלים את ממדי פסולת הפלסטיק בעולם ואת נזקיה.

מחיר

כל חברה צריכה להחליט מראש על גובה התקציב שהיא מייעדת ליום הגיבוש. בהתאם להחלטה זו היא תקבע את הסכום שביכולתה לשלם לספקים.
חשוב לזכור, שאמנם המחיר הינו אלמנט קובע במקרים רבים, אולם ספק הנוקב במחיר נמוך אינו נותן בהכרח את התמורה הטובה ביותר. ההמלצה בבחירת ספק היא לתת עדיפות לאיכות על פני המחיר.

תנאי התשלום של הספק

זהו נתון שיש להתחשב בו, כי תנאי תשלום נוחים יכולים לתמוך בתזרים המזומנים החיובי של החברה ולא להעיק עליו.
מומלץ לבחור ספק שייתן לחברה את תנאי התשלום הנוחים והמתאימים לה ביותר.

קבלת תמורה לכסף

החברה היוזמת את יום הגיבוש מעוניינת לעבוד עם ספק איכותי שיעניק תמורה נאותה למחיר שהוא גובה.